Enunciado:
El alumno redactará un correo electrónico por cada una de las situaciones que se le plantea en el enunciado. Deberá adaptarse a los contenidos estudiados en el tema 4 de la unidad 3.
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Correo 1:
• Cambio de dirección postal.
• Mandas a toda la lista de contactos personales para anunciarlo.
De: Santiago C. Caldera Movilla
Para:
Cc:
Cco: <<lista de distribución completa>>
Hola a todos,
Como ya sabéis la mayoría me he mudado de piso y tengo nueva dirección, para los que no la tengáis todavía, tomad nota:
C/ Príncipe de Vergara, 29 - 4planta puerta F -
28020 Madrid
Os espero en mi nueva casa,
Saludos,
Santiago.
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Correo 2:
• Tienes que buscar un hueco para una reunión la semana que viene.
• Deben asistir, el cliente, tú mismo y dos colaboradores tuyos.
• Debes invitar también al responsable de la cuenta de ese cliente en tu empresa.
• Deben enterarse de tu intento, tu jefe directo y la secretaria de dirección encargada de reservar la sala.
De: Santiago C. Caldera Movilla
Para: <<cliente>><<colaborador1>><<colaborador2>><<responsable de la cuenta>>
Cc: <<jefe directo>>
Cco: <<secretaria>>
Buenas tardes,
Después de las reuniones mantenidas la semana pasada con los stakeholders del proyecto se han modificado algunos alcances, es muy importante que tengamos una reunión la semana que viene para debatir sobre estos cambios.
El orden del día sería:
- Estado actual del proyecto
- Información sobre los nuevos alcances
- Elaborar plan de acción
Para afrontar cuanto antes esta nueva situación como primera tentativa propongo:
Día: Lunes, 16-1-12
Hora: 09.30- 13.30
Lugar: Titán 4, planta 5ª, sala reuniones.
Por favor confirmadme vuestra asistencia para reservar la sala, gracias.
Un cordial saludo,
Santiago Caldera
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Correo 3:
• Se ha detectado un aumento del consumo del ancho de banda desproporcionado para la actividad de la empresa.
• Tienes que recordar a la empresa que no se puede usar el ancho de banda para cosas personales.
• Si no se reconduce la situación habrá que tomar medidas disciplinarias.
• Muchos de tus empleados no saben que es “ancho de banda”, pero si saben que es el correo electrónico, navegar por la web y ver videos en youtube.
De: Santiago C. Caldera Movilla
Para:
Cc:
Cco: <<toda la organización >>
Buenos días,
Los análisis automáticos de tráfico y navegación han detectado que la demanda de ancho de banda es muy superior a lo estimado para una empresa de este tamaño y actividad.
Esta desviación puede ser debida a una incorrecta configuración de los PC´s, a la presencia de virus, un uso incorrecto de los recursos de la compañía o simplemente a una actividad inherente a las obligaciones profesionales.
Es importante recordar a todos los usuarios que los recursos de la compañía son de uso exclusivo para tareas relacionadas con el trabajo. Descargar vídeos o simplemente visualizarlos en el ordenador o un uso excesivo de Internet para consultas personales provocan un aumento considerable del ancho de banda.
Se están efectuando análisis de virus y un chequeo de configuraciones para comprobar que no es ésta la fuente del consumo excesivo de ancho de banda y en breve tendremos un resultado del análisis.
La situación no debería volver a repetirse y para eso pondremos todos los medios técnicos a nuestro alcance para determinar el uso indebido de los recursos. El personal que incumpla esta política de uso tendrá la sanción correspondiente.
Atentamente,
Santiago Caldera.
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Correo 4:
• Un colaborador tuyo debe un informe.
• Se lo has recordado varias veces por el pasillo.
• Decides escribirle un correo.
• Le das un plazo máximo: el 22 de diciembre.
• El informe es largo y difícil así que si no ha empezado aún, sabes que tendrá complicado cumplir el plazo.
• Es un colaborador muy valioso, que te consta que tiene muchas ofertas y no quieres perderlo.
De: Santiago C. Caldera Movilla
Para: <<colaborador >>
Cc:
Cco:
Buenos días <<colaborador>>,
Como te he recordado varias veces es necesario que dispongamos del informe para el comité de dirección lo antes posible.
Debido a la complejidad del documento, se te encargó a ti la elaboración del mismo por la capacidad que has mostrado para este tipo de retos. Habida cuenta que el informe no es corto ni sencillo de elaborar te rogaría me informaras del estado del mismo. En estas fechas deberías haber completado la mayor parte del documento.
El comité de dirección se celebrará el 23 de diciembre por lo que debemos tener el informe el día 22 como tope de fecha.
Tengo la confianza en que el informe estará en fecha y con la calidad a la que nos tienes acostumbrados,
Un cordial saludo,
Santiago Caldera.
viernes, 27 de enero de 2012
jueves, 26 de enero de 2012
Actividad Colaborativa unidad 1.3
Objetivos
• Practicar las técnicas de comunicación asertiva.
• Mejorar la descripción escrita de situaciones.
Enunciado
En el enunciado se presentan cuatro situaciones en las que será conveniente aplicar técnicas de comunicación asertiva. Para acceder a la descripción del mismo es necesario consultar el documento llamado Enunciado actividad colaborativa UA3 en la carpeta de Recursos de la Unidad.
Situación 1: falta de puntualidad
Ana Pérez es la directora comercial de una empresa multinacional. Últimamente ha recibido ciertas quejas de los clientes por la falta de celeridad y puntualidad en la recepción o devolución de llamadas por parte de Carlos García, su asistente. Le ha reunido en su despacho para exponerle la situación.
(Acuerdo Asertivo)
(AP): Hola Carlos, pasa y siéntate, por favor. Hemos recibido algunas quejas de clientes respecto al servicio que les damos. En concreto se quejan de que no les devolvemos las llamadas en tiempo o incluso ni las devolvemos.
Tenemos mucho retraso en el envío de presupuestos y esto está provocando que perdamos proyectos. Sabes que estamos en plena expansión y es necesario que la atención a los clientes sea siempre en tiempo y forma ¿esa impuntualidad a que es debida? ¿Puedes darme alguna explicación?
(CG): Hola Ana, tienes razón, sí que es cierto que en algunas ocasiones puede dar la sensación de que no soy puntual en la devolución de llamadas, pero no siempre es así. Por otra parte los presupuestos se envían en plazo, no se q que puede deberse esta queja.
(AP): Quizás no sea siempre así, pero las quejas se han multiplicado de un mes hasta aquí. Estas quejas son el aviso de las empresas para indicarnos que de seguir así buscarán otro proveedor y no deberíamos dejar que se fuera ningún cliente.
(CG): La realidad es que en este último mes también han aumentado el número de llamadas y es difícil gestionar tal número de llamadas de una forma efectiva por una sola persona. Si aparte tengo que preparar documentación para enviar se hace muy difícil cumplir con todos.
(AP): ¿Que propones entonces que contratemos otro asistente para que te ayude a gestionar tu trabajo? Estos momentos son muy importantes para la empresa debido a la expansión que estamos haciendo a otros mercados, deberíamos hacer todos un esfuerzo extra para cumplir los objetivos que nos hemos marcado. Insisto en que aun no siendo el mejor momento, podemos considerar contratar una persona más que se encargue del teléfono exclusivamente y que tú realices las tareas de redacción de documentos.(CG): No Ana, no es necesario. Simplemente te expongo que ha sido una situación puntual provocada por el aumento de trabajo del último mes pero que no se va a reproducir en un futuro.
De ahora en adelante priorizaré la gestión de las llamadas a las tareas puramente administrativas para que no se vea perjudicado el cliente.
(AP): Gracias Carlos, espero que esta charla que hemos mantenido nos sirva a los dos para dar la mejor imagen de nuestra empresa a los clientes.
Situación 2: falta de organización/planificación
María, Pedro y Óscar constituyen el equipo de colaboradores de Juan Fernández, gerente de operaciones de la empresa comercial PLUMALINK. Todos ellos están bastante molestos con Juan, porque últimamente se han visto obligados a dedicar a su trabajo, de manera sistemática, un exceso de horas que podrían haberse evitado si la situación en la que se encuentran se hubiera previsto con algo más de antelación y las tareas se hubiesen distribuido de un modo más racional.
(Aserción negativa)
(MPO): Hola Juan queríamos hablar contigo para exponerte la situación que estamos viviendo ahora provocada por la distribución de tareas que nos has encomendado.
(JF): Hola, pasad y contadme.
(MPO): Juan, últimamente tenemos que dedicar más horas de las debidas a los proyectos que gestionas, creemos que por una falta de previsión y una mala distribución de las tareas que nos has encomendado.
(JF): Tenéis razón. Soy consciente que estáis dedicando más horas de las debidas a este proyecto, pero no soy el responsable de ello.
El retraso en las tareas previas a la nuestra en el proyecto no se me ha transmitido con el tiempo suficiente, por lo que no he podido planificar correctamente.
(MPO): Si Juan, pero aunque ninguno sabíamos que es lo que ocurría en las fases anteriores no creemos que hayas distribuido las tareas de una forma eficiente, y esto provoca más dedicación de la debida.
(JF): De nuevo tenéis razón, probablemente con una mejor distribución de las tareas no hubiese sido necesario dedicarle tantas horas a esta fase del proyecto. Como sabéis nadie nos avisó de los problemas que estaban ocurriendo en las fases previas y la distribución de tareas podría haber sido mejor si hubiera tenido más tiempo para prepararlo.
En cualquier caso esta situación ha sido un hecho puntual del que todos hemos aprendido, sobre todo yo. En las siguientes fases propondremos reuniones más frecuentes con los responsables de las tareas anteriores para prevenir posibles retrasos o problemas.
Situación 3: falta de información
Carmela es la adjunta de Marisa y ambas trabajan en un nuevo proyecto que la empresa quiere poner en marcha para el próximo año. Ha habido cambios sustanciales que afectan al desarrollo del mismo y que se han decidido en las últimas reuniones de dirección a las que asiste Marisa, pero no Carmela. Esta última está bastante molesta con su jefa porque ha tenido que invertir su tiempo en una dirección equivocada por falta de información, y ahora su trabajo está bastante atrasado y deberá dedicarle varios fines de semana y noches si quiere cumplir los plazos previstos. Carmela decide hablar con ella…
(Autorrevelación)
(C): Hola Marisa, quería hablar contigo si tienes un minuto.
(M): Hola Carmela, pasa a mi despacho, ahora tengo tiempo.
(C): Quería hacerte ver mi molestia por el retraso que lleva el proyecto debido a la dirección que estábamos llevando y que ha cambiado sustancialmente, de lo que no teníamos noticias hasta ahora. Estos cambios sustanciales van a requerir un sobreesfuerzo por parte de nuestra jefatura y no puedo dedicarle más tiempo del que estoy dedicando ahora.
(M): Carmela tienes que ser consciente de que los cambios no los he impuesto yo y que me han llegado de los responsables, por lo que te rogaría que dedicáramos ese sobreesfuerzo para sacarlo adelante.
(C): Marisa, claro que soy consciente de que los cambios no son cosa tuya, que hay una organización, unos promotores y un proyecto que son los que deciden estos cambios. Pero deberías haberme informado del desarrollo de las reuniones sobre el proyecto para que pudiéramos haber anticipado estos cambios.
Ahora no puedo dedicarle más tiempo al proyecto porque tengo obligaciones familiares que me impiden trabajar durante el fin de semana. La única solución posible para esto es que solicites más recursos temporalmente para afrontar estos cambios.
Situación 4: falta de información
Jaime y Eduardo trabajan juntos en el departamento de atención al cliente de una compañía del sector de telecomunicaciones. Ambos atienden el mismo tipo de reclamaciones, aunque Jaime lleva más tiempo que Eduardo y conoce mejor el sector. Eduardo se siente molesto porque podría resolver muchos de los problemas que encuentra en su trabajo si Jaime compartiese con él su experiencia con ciertos casos. Le ha preguntado en ocasiones directamente, pero Jaime le responde con evasivas. Eduardo decide afrontar la situación.
(Pregunta asertiva o interrogación negativa)
(E): Jaime si compartieras más tu conocimiento conmigo el proyecto avanzaría más rápido, no puedes tener una actitud tan egoísta y no contar nada de lo que has aprendido después de los años que llevas trabajando aquí.
(J): ¿Pero exactamente a que te refieres con actitud egoísta? Tu estas asistiendo a las mismas reuniones que yo y estas al corriente de todo lo relacionado con el proyecto.
(E): Si Jaime pero no me refiero a eso. Por supuesto que estoy al corriente del desarrollo del proyecto. Me refiero a las situaciones en las que te solicito ayuda y no me respondes a lo que te pregunto o me respondes tarde.
(J): Creo que estás equivocado, siempre estoy dispuesto a ayudar. Pero no creo que te sirva mucho de ayuda, tienes muy buena preparación y aptitudes para resolver cualquier imprevisto. ¿En qué situaciones crees que te podría ayudar?
(E): Pues concretamente el pasado jueves te comente que te parecería incluir nuevas especificaciones en el proyecto en el que llevas trabajando varios años y me dijiste que deberías consultarlo con los interesados. Creo que por el tiempo que llevas en el proyecto podrías haberme evitado elaborar el documento de especificaciones que no sirvió para nada.
(J): Crees que podríamos dedicarle un tiempo a la semana para que resolvamos las posibles dudas que tienes para no tener que realizar el trabajo en balde.
(E): Sería una buena idea, porque los tiempos del proyecto podrían mantenerse sino desperdiciamos esfuerzos.
Para la realización de este ejercicio he empleado una hora y media.
jueves, 12 de enero de 2012
Tipos de comunicación: entrada reflexiva
Resulta interesante comprobar que lo estudiado en este tema de la comunicación se presenta tanto en la vida cotidiana como en la profesional todos los días.
La mayoria de las personas no utilizamos la comunicación asertiva como forma de comunicación, preferimos más los otros estilos de comunicación quizás porque son más naturales o requieren menos esfuerzo. Este hecho se manifiesta en esta práctica, a la hora de buscar videos de los tipos de comunicación encontramos infinidad de comunicación pasiva o agresiva pero no tantos de comunicación asertiva. En la mayoría de peliculas, vídeos o escenas aparecen interlocutores pasivos o agresivos, pero no tanto asertivos.
Pero ¿porqué usamos más la comunicación pasiva o agresiva que la asertiva?.
Como he mencionado antes seguramente requiere más esfuerzo, más comprensión con el otro interlocutor y esto no es tan natural. Se requieren unas técnicas que poner en práctica para ser más asertivos. Pero con el uso de estas técnicas podemos modificar nuestra conducta y la forma de afrontar nuestro mundo.
La mayoria de las personas no utilizamos la comunicación asertiva como forma de comunicación, preferimos más los otros estilos de comunicación quizás porque son más naturales o requieren menos esfuerzo. Este hecho se manifiesta en esta práctica, a la hora de buscar videos de los tipos de comunicación encontramos infinidad de comunicación pasiva o agresiva pero no tantos de comunicación asertiva. En la mayoría de peliculas, vídeos o escenas aparecen interlocutores pasivos o agresivos, pero no tanto asertivos.
Pero ¿porqué usamos más la comunicación pasiva o agresiva que la asertiva?.
Como he mencionado antes seguramente requiere más esfuerzo, más comprensión con el otro interlocutor y esto no es tan natural. Se requieren unas técnicas que poner en práctica para ser más asertivos. Pero con el uso de estas técnicas podemos modificar nuestra conducta y la forma de afrontar nuestro mundo.
Tipos de comunicación: comunicación asertiva
Enlace al vídeo:
Duración: 1:43
Sinopsis: En este video se puede apreciar el tipo de comunicación denominda asertiva.
La situación muestra a una madre hablando de su hijo con el tutor de un colegio. Tal y como muestra el video el director intenta utilizar elementos de la comunicación asertiva para entender y ser entendido. Lo primero es establecer un ambiente propicio para el diálogo. La madre también muestra características de la comunicación asertiva manifestándose libremente y expresando su sentimiento de preocupación. El tutor se muestra comprensivo y comparte los sentimientos. Ofrece soluciones y colaboración. Hace un resumen de los acuerdos y establece un nuevo encuentro para el seguimiento.
Tipos de comunicación: comunicación agresiva
Enlace al vídeo:
Duración: 0:18
Sinopsis: En este video se puede apreciar el tipo de comunicación denominda agresiva.
La situación muestra a dos parejas conversando mientras cenan. Ante la pregunta de una de las protagonistas la otra responde con características de una comunicaciçon agresiva. Por la forma de responder con un tono de voz elevado, de una forma brusca y uilizando el sarcasmo se puede caracterizar como comunicación agresiva.
Tipos de comunicación: comunicación pasiva
Enlace al vídeo:
Duración: 0:48
Sinopsis: En este video se puede apreciar el tipo de comunicación denominda pasiva.
La situación muestra a dos parejas conversando mientras cenan. Mientras la protagonista femenina propone un tema de conversación el protagonista masculino lo elude utilizando características típicas de la comunicación pasiva: voz baja y temblorosa, cabeza agachada, nerviosismo etc...también intenta cambiar la conversación debido a la incomodidad que le supone hablar del tema propuesto.
La situación se repite con el otro protagonista masculino que repite las mismas acciones que el otro eludiendo la conversación hablando de otra cosa.
miércoles, 11 de enero de 2012
En este blog se pretende
dar a conocer las características de la comunicación dentro del contexto
de la tecnologías de la información y la web 2.0.
Herramientas de Comunicación Web 2.0 en la Dirección de Proyectos. En este enlace se hace una reflexión sobre las nuevas herramientas de la web 2.0 (blogs, wikis,etc..) y su aplicación a la dirección de proyectos.
Herramientas de Comunicación Web 2.0 en la Dirección de Proyectos. En este enlace se hace una reflexión sobre las nuevas herramientas de la web 2.0 (blogs, wikis,etc..) y su aplicación a la dirección de proyectos.
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